- Apa saja yang perlu diperhatikan jika anda membuat disain sistem/ software (menurut kaidah-kaidah pembuatan software).
Jawaban :
Untuk mencapai tujuan, analis sistem harus dapat mencapai
sasaran-sasaran sebagai berikut :
1.
Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan
nantinya mudah digunakan. Ini berarti
bahwa data harus mudah ditangkap, metode-metode harus mudah diterapkan
dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan.
2.
Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama
perusahaan sesuai dengan yang
didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap
analisis sistem.
3.
Desain sistem harus efisien dan efektif untuk
dapat mendukung pengolahan transaksi,
pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh
manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh
komputer.
4.
Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang
bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang
meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur,
orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern.
Prioritas Disain (Design Priorites) Pilihan TLD anda akan
mempengaruhi hal-hal berikut ini :
· Biaya Sistem (System Cost)
· Waktu yang diperlukan untuk membangun
sistem (Time to Build The System)
· Sifat mudah dipakai (User
Friendliness)
· Kinerja (Performance)
· Ukuran Sistem (System Size)
· Kehandalan (Reliability)
· Kemampuan modifikasi (Modifiability)
Efektif - Efisien.
Dengan Standar Operating Procedure ( SOP ) yang jelas maka
karyawan akan lebih efektif langsung ke tujuan yang dibutuhkan pelanggan tanpa
ada delay untuk proses yang berbelit belit. Dengan efektifitas yang baik sudah
barang tentu perusahaan anda akan lebih baik citranya di mata customer anda.
Tanggung jawab antara satu karyawan dengan karyawan yang
lain akan terlihat secara jelas apabila ada delay di salah satu bagian untuk
proses tertentu. Misalnya apakah suatu proses berhenti pada proses perijinan -
pergudangan - pengiriman bisa di monitor secara jelas dalam suatu system
perangkat lunak. Ini merupakan suatu efisiensi yang besar dalam pengelolaan
sebuah kinerja suatu usaha / institusi.
Lebih Hemat
Penerapan Perangkat Lunak ( Software ) yang tepat dapat
menghemat pengeluaran misalnya dalam hal pencetakan dokumen. Dokumen akan dicetak sesuai dengan kebutuhan
saja untuk yang membutuhkan. Pihak pimpinan tidak perlu mendapatkan dokumen cetak
apabila untuk laporan sesaat saja karena semua informasi sudah bisa di dapatkan
melalui Perangkat lunak Anda.
Selain itu dengan Perangkat Lunak yang tepat dapat menghemat
biaya komunikasi. Misalnya antara pimpinan dengan bawahan akan melihat data di
perangkat lunak dan tanpa komunikasi keduanya juga akan sama sama paham untuk
menindaklanjutinya. Begitu juga antara Kantor Cabang dan Kantor Pusat. Hal ini
akan mengurangi biaya komunikasi voice antara satu karyawan dengan karyawan
lain di beda kantor. Penghematan dalam artian cost telepon dan efisiensi waktu
kerja karyawan.
Terdokumentasi
Semua catatan / informasi dari sebuah transaksi dengan
pelanggan tidak akan bertebaran kemana mana, karena semua data telah di
organisasi dengan baik dengan sebuah database yang menangani transaksi
tersebut. Untuk tahun tahun yang sudah berjalan, data tersebut dapat di
arsipkan dan di backup untuk kepentingan auditor sewaktu waktu.
Kredibilitas lebih baik ke Customer
Semua informasi rekam jejak dari customer didokumentasikan
dengan baik oleh Perangkat Lunak, dan dengan sistem yang baik informasi
tersebut dapat disajikan dalam hitungan detik untuk menunjang kebutuhan
informasi ke customer. Customer yang nyaman, akurat dan cepat di layani akan
meningkatkan kredibilitas perusahaan / institusi anda.
Akuntable dan Auditable
Informasi mengenai data rekam jejak Pelanggan, Barang,
Keuangan, Semuanya bersifat akuntable
(dapat dihitung secara uptodate) tanpa bantuan karyawan misalnya jumlah
stok barang A atau Kondisi keuangan pada saat tanggal sekian dapat diketahui
dengan sangat mudah.
Selain itu dengan bantuan Perangkat Lunak semua informasi
auditable ( Dapat diaudit ) dengan mudah dan terdokumentasi. Misalnya ketidak
sesuaian keuangan antara sistem keuangan dengan aslinya dapat ditelusuri dengan
mudah sehingga terjadi kejelasan kinerja dari suatu bagian.
Lebih cepat dalam Pengambilan Keputusan.
Dengan perubahan informasi yang cepat diketahui, pihak
Executive / Manajemen akan lebih cepat mengambil tindakan terkait dengan
kondisi yang sebenarnya. Misalnya Fluktuasi harga barang yang tidak menentu
dibanding dengan jumlah stok yang kurang memadai maka pihak manajemen akan
mampu untuk menyikapinya dengan responsif.
Informasi Data secara Realtime.
Informasi akan lebih mudah diakses secara Realtime dengan
Software / Perangkat Lunak yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Contohnya adalah
informasi Stok Barang A pada tanggal dan Jam sekian akan lebih mudah
memantaunya karena data stok barang merupakan pengurangan pemakaian stok
barang.
Otomatisasi System Usaha.
Informasi Pelanggan akan secara otomatis di delegasikan
kepada pegawai yang tepat. Dan setiap proses di suatu bagian selesai akan
memberikan notifikasi otomatis ke bagian selanjutnya.
Dapat diakses dimana saja dan oleh siapa saja yang berhak.
Informasi dari perangkat lunak tersebut dapat di buat
private / dapat diakses oleh orang.